من السهل إدارة مهامك الوظيفية التي قد يكلفك بها مديرك مع بداية كل أسبوع من غير الاستعانة بأي أدوات، فالأمر لا يتجاوز تحديد أولوية هذه المهام تباعًا، ومن ثم توزيعها بحسب جدول الأوقات، والعمل عليها واحدة بعد الأخرى لحين تنفيذها جميعًا، ولكن عند إدارة المشاريع فالأمر ليس بتلك السهولة، عندها ستحتاج للعمل على الكثير من المهام ومتابعة كل التفاصيل الصغيرة والكبيرة المتعلقة بالعمليات الوظيفية والإدارية والتشغيلية للمشروع.
مهام مثل الإشراف على تنفيذ خطة العمل، متابعة الموارد المالية، العلاقات العامة، التسويق، العملاء، الموارد البشرية، الشؤون القانونية وغيرها الكثير من المهام تحتاج لمتابعة وإشراف دائم منك بصفتك المدير أو القائم على المشروع. وحتى في الحالات التي يتواجد فيهامتخصص مسؤول عن كل واحدة من هذه المهام والمهام الأخرى، فإنه بصفتك المدير المسؤول يتعين عليك المتابعة مع هؤلاء الأشخاص والحصول على تقارير دورية عن سير العمل وآخر مستجداته. الأمر الذي قد يجعل من إدارة مشروع ما عبئًا ليس بالهين بالنسبة لأي شخص وبالرغم من أي مهارات تنظيمية وإدارية عالية قد يتمتع بها، لذلك وجدت وسائل مساعدة لهذا الغرض عرفت بأدوات إدارة المشاريع.
ما الذي يمكن أن توفره أدوات إدارة المشاريع؟
أدوات إدارة المشاريع الجيدة من شأنها أن تسهل العملية الإدارية للمشروع ككل سواء على المدراء القائمين على المشروع أو باقي أعضاءفريق العمل. تتطلب إدارة مشروع ما إبقاء أعضاء الفريق على علم واطلاع بكل مستجدات العمل والمهام المكلفين بها سواءًا من حيث مواعيدالتسليم ومتابعة النقاشات أو الملاحظات والتعديلات التي قد تتطلبها مهمة ما، وهذا يتطلب تواصل ومتابعة دائمة مع كل أعضاء الفريق، وهنا يأتي دور مثل هذه الأدوات لتسهيل عمليات التواصل والمتابعة وجعلها أكثر فعالية وكفاءة وتوفيرًا للوقت والجهد دون الحاجة للتواصل مع كلشخص بشكل منفرد.
بل تمثل هذه الأدوات مساحة مشتركة لكل القائمين على المشروع تمكنهم من التواصل والمشاركة والاطلاع ومتابعة كل ما يخص المشروع أولً ابأول ودون الحاجة لرسائل البريد الإلكتروني أو برامج المحادثة التي تستهلك الكثير من وقت العاملين وتركيزهم.
ما هي أفضل الأدوات التي يمكن استخدامها في إدارة أي نوع من المشاريع سواء الصغيرة المتوسطة أو الكبيرة وفي أي مجال كانت؟
1. أنا
تعد أداة أنا الأداة العربية الأولى من نوعها لإدارة المشاريع وإدارة فرق العمل عن بعد، تم تطويرها من قبل شركة حسوب التي تقدم مجموعةمن مشاريع الإنترنت التي تخدم المستخدمين العرب حول العالم وتدير أكبر منصتي عمل حر عربيًا مستقل وخمسات. “أنا” عبارة عن أداةتجمع كل ما تحتاج إليه لإدارة مشاريعك وفريق عملك عن بعد، عن طريق واجهة سهلة الاستخدام تتمكن من خلالها من بناء لوحاتوتخصيصها لتناسب أسلوبك بالعمل.
يمكنك من خلال هذه الأداة إنشاء لوحات مختلفة لكل مشروع تعمل عليه ومشاركة هذه اللوحات مع فريق العمل. داخل هذه اللوحات، يمكنكإضافة تطبيقات مختلفة تناسب طبيعة المشروع، من هذه التطبيقات؛ تطبيق قائمة المهام وتطبيق الملاحظات الذي يُمكّنك من تدوين الملاحظاتوالمستندات باستخدام محرر متقدم.
إضافة إلى، تطبيق المحادثة الذي من خلاله يمكنك التواصل مع الأفراد المشاركين في اللوحة وتتبع سير العمل في مكان واحد، وتطبيق مجلدالذي يمكنك من مشاركة الملفات بأنواعها وتنظيمها في مجلدات ومشاركتها مع الفريق بأمان. وتطبيق مفضلة لإضافة المواقع التي تهتمبالمحتوى الذي تقدمه. وتطبيق قارئ الأخبار الذي يظهر لك آخر التحديثات من المواقع التي تهمك في مجال عملك تلقائيًا. وتطبيق أصواتهادئة الذي يساعدك على التركيز على مهامك في أثناء العمل، وغيرها من التطبيقات.
توفر أداة “أنا” جميع الأدوات التي تحتاجها لتسهيل إدارة وتتبع نمو مشروعك والتواصل مع باقي أعضاء الفريق في مكان واحد للتركيزعلى المهام وزيادة الإنتاجية، تناسب هذه الأداة المشاريع الصغيرة والكبيرة وهي حاليًا مجانية بالكامل.
2. Airtable
تُستخدم Airtable من أكثر من 30,000 مشروع وشركة ومؤسسة صغيرة ومتوسطة وكبيرة، إذ تُمكن المستخدمين من إدارة مشاريعهم وتنظيم المهام التي يعملون عليها وفق ما يعرف بقواعد البيانات العلائقية التي تكون على شكل جداول (صفوف وأعمدة). إن كنت ممن يفضلون استخدام ملفات الأكسل لتنظيم مهام العمل لديهم، فهذه الأداة هي الأنسب لك على الأرجح، ستجد واجهة شبيهة إلى حد مابالصفوف والأعمدة التي نراها في الإكسل مع إمكانية تبديل أسلوب العرض ليكون وفق نظام الكانبان، أو المعرض، أو الجدول الزمنيللمهام، أو يمكنك تصميم طريقة العرض الخاصة بك وحفظها لاستخدامها في كل مشاريعك المستقبلية.
خيارات المشاركة مع باقي أعضاء فريق العمل، التواصل من خلال المناقشات الجماعية، إرسال الرسائل المباشرة، رفع ومشاركة الملفات منمصادر مختلفة، والجدولة والتنبيهات والتذكيرات وغيرها الكثير من متطلبات إدارة المشاريع تجدها في هذه الأداة التي يمكنك استخدامهابالنسخة المجانية ذات المزايا المحدودة أو يمكنك الاشتراك في أكثر من خيار متاح لتناسب الأداة أي نوع من المشاريع الصغيرة أو الكبيرة. من الأدوات الأخرى المماثلة: nTask وHansoft وNotion.
3. Asana
أُطلقت أداة Asana سنة 2008 من قبل “داستن موسكوفيتز” الذي كان شريكًا مؤسسًا في فيسبوك قبل أن يغادره ويتجه لتأسيس هذهالأداة نظرًا لحاجة الشركات التقنية لهذا النوع من الأدوات لتنظيم أعمالها بحسب ما كان يرى في تلك الفترة. ثم سرعان ما لاحظ أنه ليستفقط الشركات التقنية بحاجة لهذه الأدوات بل فرق العمل من مجالات وصناعات أخرى أيضًا تحتاجها. ومنذ العام 2011 صارت تستخدمعلى نطاق واسع من قبل مشاريع وجهات في قطاعات مختلفة.
يمكن لفرق العمل الجماعية من خلال هذه الأداة خلق بيئة عمل كاملة ومشتركة فيما بينهم تجمع كل ما يخص المشروع الذي يعملون عليه فيمكان واحد، بالإضافة لتنظيم المهام وإحالتها للأشخاص المسؤولين عنها، وتحديد المواعيد وجدولتها، ومناقشة المواضيع المتعلقة بالمهامالمختلفة، وإرسال الرسائل، وإرفاق الملفات. الأداة متاحة للاستخدام المجاني بخصائص محدودة للفرق التي تتكون من 15 عضوًا أو أقل،ودون ذلك يتعين الاشتراك في إحدى الخطط المتاحة التي تتيح المزيد من المزايا غير المتوافرة في الاستخدام المجاني. من الأدوات الأخرىالمماثلة: Workzone وProofhub.
4. Wrike
ظهرت Wrike قبل نحو 12 عامًا من الآن، وصممت لمساعدة فرق العمل على تنظيم جهودهم الإدارية والتشغيلية للمشاريع التي يعملونعليها. يستخدمها اليوم أكثر من 18,000 مشروع ومؤسسة أشهرهم Land Rover وAirbnb وJaguar، وتجمع أكثر من مليوني مستخدم. تعتمد الأداة في أسلوب عملها على نظام المجلدات والمشاريع والمهام. المجلدات هي الواجهة الرئيسية التي تحوي بداخلها المشاريع،والمشاريع تتألف من مهام. ويمكن إحالة المهام إلى أي من أعضاء الفريق، مناقشة كل مهمة ومشروع، جدولة المهام، إرفاق الملفات والروابط،وإدارة كل التفاصيل الأخرى المتعلقة بالمشروع.
ولكل مستخدم ضمن فرق العمل مساحته الخاصة التي يتلقى فيها كل التنبيهات والتذكيرات والرسائل المباشرة من الأعضاء الآخرين. ويمكناختيار أسلوب العرض الذي يفضله المستخدم من بين عدة أساليب متاحة ضمن الأداة مثل أسلوب الجداول أو القوائم أو وفق الجدول الزمنيلكل مهمة ومشروع. الأداة متاحة بشكل مجاني وبخصائص محدودة لفرق العمل التي تتألف من 5 أشخاص أو أقل، أو يمكن استخدامهامع الفرق الأكبر بإحدى الخطط المدفوعة المتاحة وبمزيد من الخصائص. من الأدوات الأخرى المماثلة: Hibox وSendtask وJira.
5. Flow
إن كنت تبحث عن أداة بسيطة بواجهة استخدام سهلة ومنظمة وبعيدة عن أي شكل من التعقيدات فإن Flow من الخيارات الأفضل التييمكنك الاعتماد عليها لإدارة مشروعك برفقة باقي أعضاء فريق العمل. كل مهام التخطيط والتنفيذ والمتابعة والإشراف والمناقشة التي يمكنأن تتم في أي مكتب عمل يمكنك تنفيذها بهذه الأداة بأسلوب القوائم والبطاقات. إذ يمكنك توزيع المشاريع أو الأقسام الرئيسية على شكلقوائم والمهام ضمنها على شكل بطاقات، ويمكن إجراء المناقشات ومشاركة الملفات والجدولة وإضافة الملاحظات على كل بطاقة بشكل منفرد.
إلى جانب الخصائص الرئيسية المتوافرة في معظم أدوات إدارة المشاريع فإن هذه الأداة تتميز بالعديد من الخصائص الأخرى، يمكنك مثلًاتصدير مشروع كامل على شكل ملف PDF أوExcel أوHTML بحيث تحصل على نسخة من المشروع بكل المناقشات والملاحظات والمهامالتي تمت. تتيح الأداة أيضًا خيار “عضوية ضيف” بحيث تتمكن من إضافة أشخاص آخرين إلى مساحات العمل بشكل مؤقت، في حال لميكونوا من ضمن أعضاء فريق العمل، وهذا مفيد في حال أردت اطلاع عميل ما على سير العمل في المشروع مثلًا.
هذا بالإضافة إلى العديد من الخصائص الأخرى المتوفرة في خطتي دفع أساسية تحوي بعض الخصائص، وخطة أخرى بسعر أعلى تحويكل وظائف الأداة ومزاياها، ولا تتوفر الأداة للاستخدام المجاني باستثناء فترة تجريبية للخطة الأساسية. من الأدوات الأخرى المماثلة: Dude Solutions وMonday.
6. Scoro
أُطلقت Scoro عام 2013 كواحدة من حلول الأعمال التي تعتمد على خدمات التخزين السحابي، تجمع كل ما يتعلق بالعمليات الإداريةوالتشغيلية والوظيفية للمشاريع على اختلافها في مكان واحد، وتسهل عمليات التواصل والمتابعة والإشراف على كامل أعضاء فريق العمل. تتميز هذه الأداة بأنها أكثر غنىً وشمول في الخصائص والمزايا التي تتضمنها، بالإضافة إلى ما هو متاح في معظم أدوات إدارة المشاريع،تحوي خصائص أخرى متعلقة بمؤشرات قياس النمو للمشروع والميزانية ومتابعة المبيعات والنفقات والوقت المستغرق على كل مهمة.
مع إمكانية التخصيص بحسب كل عميل من عملاء المشروع وحتى الأمور الأخرى المتعلقة بتغيير العملات المستخدمة بين كل عميل وآخروهامش الأرباح ستجدها في الأقسام المخصصة لها ضمن لوحة التحكم. يمكن استخدامها لفترة تجريبية حتى 14 يومًا، ومن ثم يتطلبالاشتراك بشكل شهري أو سنوي وفق إحدى الخطط المدفوعة المتاحة. ولا تحتوي على خطة استخدام مجاني. من الأدوات الأخرى المماثلة:Mavenlink وBasecamp.
7. Toggle plan
أداة Toggl plan هي منتج جانبي لأداة تتبع الوقت الشهيرة Toggl المتخصصة في إدارة وتتبع وتسجيل وقت العمل على المشاريع، تعتمدالشركة أسلوبًا قائمًا على العناصر البصرية بامتياز وفق خاصية السحب والإفلات للمهام التي يمكن توزيعها على شكل بطاقات وقوائم،ويمكن تقسيم المهام الرئيسية إلى مهام فرعية على شكل قوائم To-Do. هذا بالإضافة إلى وظائف أخرى مثل توزيع المهام وإحالتها والجدولةوالمشاركة والمناقشة والتذكيرات والتنبيهات لمختلف التحديثات التي تجري على المشروع. فضلًا عن المرونة العالية التي تتيحها الأداة فيتخصيص أسلوب العرض لكل مستخدم على حدة.
تتيح الأداة فترة تجريبية للاستخدام المجاني والتعرف على الأداة، ومن ثم يمكن استخدامها مجانًا للفرق الصغيرة التي تتكون من 5 أشخاص أو أقل. أما بالنسبة للفرق الكبيرة يمكن اختيار إحدى الخطط المناسبة من مجموعة الخطط المتوافرة. من الأدوات الأخرى المماثلة:GanttProjectt.
8. Paymo
إن كنت تعمل كمستقل أو بمفردك على مشروع ما فيمكنك استخدام Paymo بشكل مجاني، أما بالنسبة للفرق المكونة من شخصين وأكثرفلا يمكنهم استخدام النسخة المجانية منها وإنما يتوجب عليهم الاشتراك بإحدى الخطط المدفوعة. تسمح الأداة بإدارة مهام المشاريع وفقنظام القوائم والبطاقات، بالإضافة إلى خصائص أخرى مثل تتبع الوقت للمهام ومشاركة البطاقات وإرفاق الملفات والمناقشة على كل مهمةعلى حدة.
بالإضافة إلى أنها توفر خيار توثيق مهام العمل من حيث المراحل والمدة الزمنية لكل مهمة ومرحلة، ومن ثم يمكنك إرسال ذلك على شكل تقاريرومشاركتها مع الآخرين داخل أو خارج فريق العمل أو مع العملاء على سبيل المثال. تركز هذه الأداة بشكل رئيسي على تجربة المستخدملجعلها أكثر مرونة وانسيابية في بيئة العمل من خلال الوظائف والخصائص المتاحة التي تجعل الفرق أكثر تفاعلًا فيما بينهم وأكثر تركيزًاعلى مهام العمل. من الأدوات الأخرى المماثلة: Taiga وFreedcamp.
بهذا نكون تعرفنا إلى أفضل أدوات إدارة المشاريع التي تصلح لتنظيم العملية الإدارية لأي من المشاريع الكبيرة والصغيرة بمشاركة فريقالعمل، لجعل العملية الإدارية أكثر كفاءة وفعالية، وتسهيل المهام المتعلقة بالإشراف والمتابعة على مختلف مراحل ومهام العمل، إذ يمكنك عبرهذه الأدوات توفير بيئة العمل التي تضمن أعلى معايير الكفاءة والفعالية على صعيد التواصل والتفاعل بين مختلف أعضاء الفريق الواحد.